vtiger CRM Prozess-Automatisierung

Automatisieren Sie Unternehmens-Prozesse clever, um Zeit zu sparen, den Umsatz zu steigern und Standard-Arbeitsprozesse zu optimieren. Automatisieren Sie die sich wiederholenden Aufgaben und Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter, damit diese mehr Zeit haben, um an wichtigen Dingen zu arbeiten.

Vtiger CRM bietet hierfür eine ganze Reihe von Tools und Funktionalitäten an um immer wiederkehrende Prozesse und Arbeitsabläufe zu automatisieren. Nachfolgend möchte ich die wichtigsten Automatisierungs-Möglichkeiten aufzeigen und die Funktionsweise kurz beschreiben.

Im wesentlichen bietet vtiger folgende Tools und Funktionen für die Prozess-Automatisierung:

1) Workflows

Das vtiger Workflow Modul ist ein mächtiges Tool für die Automatisierung von täglichen, immer wiederkehrenden Arbeitsabläufen und Prozessen, für deren  manuelle Durchführung viel Zeit aufgewendet werden muss.

Automatisierungs-Workflows können für nahezu jedes vtiger Modul erstellt werden. Den Workflows werden unterschiedliche Trigger (Auslöser), Filter-Möglichkeiten (unter welchen Bedingungen) und Aufgaben (Workflow-Tasks) zugewiesen. Bei Aktivierung der Workflows (wenn Trigger und Filter-Kriterien übereinstimmen) werden dann die zugewiesenen Aufgaben automatisiert abgearbeitet. Dies erspart jede Menge Zeit und somit Geld.

Anbei einige Beispiele wie Workflows eingesetzt werden können:

• Automatischer Versand einer Info E-Mail an die Chef-Etage bei Erstellung eines neuen Verkaufspotentials
• Automatische E-Mail Info an den Support sobald ein neues Ticket erstellt wurde
• Automatische Erstellung von Aufgaben bei Erstellung eines neuen Projekts
• Setzen eines bestimmten Angebots-Status bei Erhalt eines Auftrags

2) Webformulare

vtiger Webforms ist ein Modul für die automatische Übermittlung/Erfassung von Daten aus Website-Formularen. Hierbei werden Formulardaten einer Website automatisch an vtiger übertragen und ein entsprechender Datensatz mit allen im Webformular definierten Daten in vtiger angelegt. Für folgende vtiger Module können Webformulardaten automatisch erfasst werden:

• Unternehmen
• Personen
• Interessenten
• Verkaufspotentiale
• Lieferanten
• Support-Tickets

• Kontaktformular für direkte Kundenanfragen
• Anfrage eines Kunden zu einem bestimmten Produkt
• Automatische Erfassung von Support-Anfragen über Webformular

3) MailScanner 

Mit Hilfe dieses Moduls können E-Mails sowie deren Infos/Daten automatisch gescannt werden und in vtiger erfasst oder verarbeitet werden. Dabei können die Mails entweder automatisiert an einen Datensatz (z.B. Unternehmen, Person od. Interessent) zugeordnet werden, ein neuer Datensatz mit den übermittelten E-Mail Daten erstellt werden, oder ein vorhandener Datensatz entsprechend ergänzt werden.

Damit E-Mails von vtiger gescannt werden können, müssen in vtiger die entsprechenden Mail-Accounts hinterlegt werden. Diese werden dann regelmäßig nach bestimmten Kriterien gescannt und zutreffende E-Mails entsprechend verarbeitet.

• Automatisierte Erstellung eines Interessenten bei Kundenanfragen via E-Mail
• Erstellung eines Verkaufspotentials bei Anfrage eines Kunden zu einem bestimmten Produkt via E-Mail
• Automatische Erstellung von Support-Tickets für Support E-Mails

4) Periodische Berichte

Über das vtiger Reporting-Modul können periodischer Berichte automatisiert erstellt und per E-Mail versendet werden. Dadurch entfällt der manuelle hierfür erforderliche Aufwand und das Management kann ohne Zutun regelmäßig auf die gewünschten Berichte und Auswertungen zugreifen.

Weiters ist es möglich über das Berichts-Modul grafische Berichte zu erstellen und diese in das Cockpit als Widget einzubinden. Die Berichts-Widgets werden bei jedem Aufruf des Cockpits automatisch aktualisiert und die Daten sind somit immer aktuell.

5) E-Mail Kampagnen

Mit dem Kampagnen-Modul können regelmäßigen E-Mail Kampagnen auf Basis von bestimmten Zielgruppen (Interessenten, Personen, Unternehmen) durchgeführt werden. Die Kampagne wird je nach Kundenkreis und Einsatzzweck mit bestimmten Zielgruppen befüllt, die aus vordefinierten Listenansichten übernommen werden können. Sobald die Zielgruppen und die entsprechende Mail-Vorlage fertig definiert sind, kann der E-Mail Versand an alle Zielgruppen-Teilnehmer gestartet werden. Der Versand der E-Mails erfolgt automatisch über vtiger.

• Versand von periodischen Newslettern
• Erstellung mehrteiliger Marketing-Kampagnen für die Bewerbung von Produkten
• Versand von Weihnachtsgrüßen

6 ) REST-API Schnittstellen zu internen/externen IT-Systemen

• Automatische Übernahme von Interessenten-Daten aus einem Internet-Portal
• Übertragung von Kunden- und Angebotsdaten an ein ERP-System
• Übernahme von Support-Tickets aus einem Ticketing-System